Advocaat, toon lef met digitaal proces

De advocatuur en de rechterlijke macht kijken met vertrouwen naar 1 september, de datum waarop digitaal procederenverplicht wordt voor handelszaken bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland. Tegelijkertijd er zijn ook zorgen. “Toon lef,” is de boodschap aan de advocatuur van projectleider Selinde Bokx van de Rechtspraak. Voor het slagen van de digitale procesgang is medewerking van de advocatuur absoluut noodzakelijk.

Ruben Alderse Baas, lid van de Algemene Raad van de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA), denkt dat de meeste advocaten er klaar voor zijn. Hij is wel bezorgd over de minderheid die nog geen haast maakt om het systeem onder de knie te krijgen: “Die houding is gevaarlijk.”

Advocaten moeten straks digitaal procederen in handelszaken vanaf 25.000 euro in Midden-Nederland en Gelderland. Het is nog maar de vraag of het storm zal lopen op de griffies in Arnhem en Utrecht. “Mogelijk zien advocaten, net als bij de invoering van de Wet Werk en Zekerheid in 2015, op tegen een nieuwe regeling,” stelt Bokx. Zij is kantonrechter in de Rechtbank Gelderland en maakt deel uit van het team dat digitaal procederen in de sector civiel in goede banen leidt. “Dan kan er deze week ineens nog een stroom aan dagvaardingen en verzoekschriften op gang komen, waarna het begin september stil blijft. We zijn afhankelijk van het lef van de advocatuur.”

Bokx vindt het een goed teken dat de voorlichtingsbijeenkomsten en het webinar van de Rechtspraak en de NOvA veel belangstelling hebben getrokken. “Ik heb de indruk dat men wakker is geworden, weliswaar een beetje laat. Maar ik weet niet of de overgrote meerderheid klaar is, misschien zie ik op die bijeenkomsten alleen de voorlopers.”

Ze heeft nog twee adviezen voor de balie: “Wacht niet tot de laatste dag met het indienen van je stukken. En bel het Rechtspraak Service Center als er een probleem is.”

Alderse Baas, die binnen de NOvA portefeuillehouder is voor het project Kwaliteit en Innovatie (KEI), is optimistischer: “Verreweg de meeste advocaten die ermee moeten werken, zijn er klaar voor.” Hij wijst verder op de vele nieuwsbrieven, publicaties en cursussen over KEI. “Als je er dan nog niets van hebt meegekregen, is het bijna knap.”

Toch ziet  Alderse Baas ook advocaten die wachten tot het vijf voor twaalf is. “Sommige advocaten zijn geneigd op de achterbank te gaan zitten en zich te laten rondrijden. Die houding is gevaarlijk, want nu moet je echt digitaal vaardig zijn.”

Een andere vraag is of de rechtbanken goed voorbereid zijn. “De mensen in de arrondissementen Midden-Nederland en Gelderland zijn er helemaal klaar voor, ze staan te springen om ermee te beginnen,” vertelt Bokx. Met een hoop gefingeerde zaken en vier echte zaken hebben ze in elk geval volop kunnen oefenen. “Tegelijk is het ook heel spannend, want het is voor het eerst dat we dit doen binnen civiel.”

Bij het Rechtspraak Service Center zitten mensen klaar om vragen te beantwoorden. “Maar er zullen ongetwijfeld dingen gebeuren waar we niet op gerekend hadden.”

De digitalisering is ingezet om het civiele proces toegankelijker, eenvoudiger, voorspelbaarder en sneller te maken. Ook de werkdruk van rechters moet omlaag, zodat ze meer tijd krijgen om complexe zaken af te handelen. De ouderwetse postkarretjes zullen dus verdwijnen uit de rechtbanken, net als de verhuisdozen vol dossiers en de fax die nu volgens Selinde Bokx ‘heer en meester’ is in de gerechten. “Door het digitaal proces kunnen mensen binnen de rechtspraak direct met elkaar communiceren. Dat geldt ook tussen de advocaat en zijn klant.” De cliënt kan immers meekijken.

Ander voordeel: dossiers kwijtraken is verleden tijd. “Advocaten hoeven geen papieren dossiers meer te archiveren, en zoeken is ook niet meer nodig. Iedereen die is gemachtigd, kan een zaak van je overnemen. Wil je niet online aan de slag, dan kun je dat offline doen als je de documenten gedownload hebt.”

De NOvA heeft tijdens de voorbereidingen van digitaal procederen intensief meegekeken. “We hebben groen licht gegeven, omdat de digitalisering voldoet aan de belangrijkste minimale voorwaarden om te communiceren met de rechtbank,” licht Alderse Baas toe. “De twee kernwaarden partijdigheid en onafhankelijkheid en het beginsel van fair trial zijn voldoende geborgd. We kunnen de belangen van onze cliënten op de juiste wijze behartigen.”

Wel waren er onderweg belangrijke hobbels te nemen: zoals de vraag hoe de rechters omgaan met termijnoverschrijdingen bij storingen, bijvoorbeeld als de stroom of de wifi uitvalt. Het uitgangspunt is dat rechters zich coulant opstellen, zegt Bokx. “Ik verwacht dat ook, maar ik geef geen garanties. Als een rechter vindt dat een regel niet past in een situatie, doet hij het niet.”

Om die onzekerheid te voorkomen, heeft de NOvA gepleit voor objectieve normen voor verschoonbare termijnoverschrijdingen. Alderse Baas: “Dat is heel lastig als je met onafhankelijke rechters te maken hebt, maar het overleg met de Rechtspraak hierover is vruchtbaar geweest. De praktijk zal het uitwijzen.”

Dat geldt ook voor de overgangssituatie waarin er straks twee soorten procedures naast elkaar bestaan. Alderse Baas: “Dat is wel een dingetje.”  Bokx noemt de transitiefase complex voor advocaten en rechtbanken. “Advocaten hebben roladministraties waarin de oude procedures nog tijden doorlopen. Ook rechtbanken hebben daarmee te maken. Die kunnen de extra druk opvangen, ze kunnen twee stromen tegelijk aan.”

De samenloop van twee verschillende zaakstromen kan nog wel vijf jaar duren, verwacht Bokx.

De belangrijkste veranderingen van KEI:

• Digitaal procederen is verplicht in civiele zaken met een belang van meer dan 25.000 euro in de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland.
• Het nieuwe procesrecht is van toepassing op deze zaken: de nadruk komt op de zitting te liggen, een mondeling eindvonnis is mogelijk als beide partijen op zitting verschijnen en er zijn twee manieren om een zaak te starten bij de rechtbank.
• Advocaten kunnen kiezen voor het webportaal mijnrechtspraak.nl (een communicatieomgeving) en een eigen aansluitpunt met de rechtspraak (een werkomgeving).
• De terminologie verandert: dagvaarding wordt bijvoorbeeld oproepingsbericht.
• De rolzitting verdwijnt. Tijdens het digitaal proces kunnen alle proceshandelingen op alle dagen van de week plaatsvinden.

Bron: Mr. Online